Claves para escoger el espacio perfecto para tu boda (2)

29 Sep Claves para escoger el espacio perfecto para tu boda (2)

En septiembre, llega el final del verano, la época por excelencia de las vacaciones, el ocio y los planes en pareja. Cada año, muchas de estas combinaciones culminan en pedida de mano y ganas de comenzar la nueva temporada estrenando anillo y preparativos de boda. Uno de los primeros aspectos que abordar es, sin duda, la ELECCIÓN DEL ESPACIO DE CELEBRACIÓN, que constituirá una de las decisiones más cruciales (y el gasto más importante) de la celebración. No os perdáis la segunda parte de nuestras claves para escoger el lugar perfecto para vuestra boda.

SERVICIOS Y EXCLUSIVIDADES

Una de las prioridades de la visita y la conversación con los responsables del espacio ha de ser establecer de forma clara qué servicios ofrecen y bajo qué condiciones, así como si imponen exclusividad de proveedores (no permiten que participen en la boda profesionales distintos de aquellos con los que ellos poseen acuerdos de colaboración).

Las exclusividades resultan peligrosas, ya que, por un lado, limitan el abanico de posibilidades a la hora de diseñar una boda personalizada y única, y, por otro, suelen incrementar los costes (los espacios comisionan habitualmente por ofrecer la exclusividad de estos profesionales, y estos suelen proponer a los novios “paquetes estándar” sin mucha posibilidad de variación, ni en forma, ni en contenido ni en precio). Especialmente flagrante es el caso de los servicios de fotografía y vídeo, una de las elecciones más íntimas y personales de la pareja, que debería guiarse solo por sus gustos y por la valoración que hagan de los distintos profesionales, y jamás estar determinada por ningún otro agente o intermediario. En este sentido, conviene preguntar si la propia finca se puede fotografiar, o si conlleva el pago de derechos de imagen.

Fotografía: Tuyo Producciones

Suele afectar también de forma bastante negativa la exclusividad en la decoración floral, que a menudo se traduce en opciones poco personalizables; difíciles de encajar en el proyecto escenográfico general. Algunas fincas con exclusividad de proveedores permiten el trabajo de otros expertos, pero, o bien exigen el abono de un canon en contrapartida, o bien obligan al pago de sus servicios, aunque los novios no los utilicen, de forma que la pareja acabará pagando el doble por cada aspecto sobre el que quiera tener libertad de decisión. De nuevo, es un caso frecuente en lo que respecta a la decoración floral: aunque los novios contraten a otro florista, seguirán pagando por ese paquete que la finca les impone.

Fotografía: Claudia Guerra Photography

Uno de los servicios que casi todos los establecimientos establecen en exclusiva es el de amenización musical mediante DJ. Conviene preguntar qué partes de la celebración incluyen los servicios ofrecidos, por qué coste y qué gastos adicionales podría suponer cualquier ampliación (horas de barra libre extra, canciones especiales durante el banquete…). Asimismo, si se permite la actuación de una agrupación musical en vivo o si, en el caso de que los novios deseen reproducir música de un CD previamente elaborado con ellos, el espacio cedería los equipos necesarios y contaría con un encargado de controlar la reproducción de las canciones elegidas en cada momento. Por último, se ha de determinar si el precio indicado por el servicio incluye el pago del canon de la SGAE.

Fotografía: Booda Fotografía

Existe otro concepto de exclusividad en relación a los establecimientos de boda, que alude al uso y disfrute único de las instalaciones para nuestra boda o bien, por el contrario, a su disponibilidad para albergar otros eventos. Si la exclusividad ofrecida se ciñe solo a determinadas áreas, podrán celebrarse otras bodas simultáneamente en espacios colindantes del mismo recinto (espacios “multiboda”), y esto siempre reviste cierta problemática (interferencias de invitados, música, aparcamiento, decoraciones…). Si la exclusividad es del espacio íntegro, pero se limita estrictamente al horario de la celebración, podrá organizarse otra boda en el mismo día y espacio, antes o después de la vuestra, y esta circunstancia también tiene riesgos aparejados, relacionados con los medios para garantizar que los dos eventos se puedan desarrollar en las mismas condiciones, y con el horario disponible para personalizar el espacio.

Fotografía: Tuyo Producciones

En este sentido, conviene siempre especificar en el contrato los espacios de utilización que incluye el servicio y los horarios de disfrute (si no se cede la instalación a día completo, se incurrirá probablemente en costes adicionales por horas extras para decorar, incluso puede que se solicite el pago de otro día completo por tal motivo, ya que les impedirá celebrar otro evento la jornada anterior). Abundando un poco en lo anterior, no olvidéis preguntar explícitamente si se puede acudir a decorar o montar determinados elementos el día anterior, o a partir de qué hora del mismo día, así como a qué hora debe abandonarse la propiedad una vez finalizada la celebración. Asimismo, es útil averiguar si el espacio dispone de alojamiento para novios y/o invitados, con qué capacidad y si está incluido o no en el precio del alquiler del espacio (algunas fincas cobran un alquiler por la utilización del recinto y ofrecen la contratación del catering —en exclusiva o no— aparte, mientras que hay establecimientos que ofrecen paquetes de “todo incluido”).

Fotografía: Dos de Corazones

Otro aspecto de enorme relevancia es la posible imposición de mínimos (pago de un determinado número de “cubiertos” aunque la cifra de invitados no llegue a esa cifra) o máximos (capacidad tope de los espacios). Os aconsejo llevar especial cuidado si vuestra boda supera los 200 invitados, ya que muchos establecimientos no están del todo preparados para lo que implica una boda de esta envergadura, no solo a nivel de espacio (que también, ya que en ocasiones se afirma que en un salón caben trescientos invitados, y, a la hora de la verdad, las mesas están demasiado juntas y los invitados, incómodos), sino a nivel de recursos materiales y humanos (número de aseos para evitar colas, desdoble de corners y efectivos…).

Fotografía: Marta Brown

Abordando ya los detalles del servicio de restauración, comenzaremos por explicar que hay establecimientos con cocina propia y otros que alquilan el espacio y ofrecen la posibilidad de desarrollar el convite mediante la contratación de un catering, que suele ser en exclusiva (concertado con una o varias empresas). Si tenéis dudas respecto a la gastronomía del lugar, podéis consultar si existe la posibilidad de ir a comer un día (si se trata de un restaurante o establecimiento que abarque otro tipo de eventos) o si se organizan jornadas gastronómicas o de puertas abiertas en las que sea posible probar parte de su oferta antes de dar una respuesta.

Algunas fincas (muy pocas) dejan libertad en la elección del catering, pero es conveniente preguntar si cobrarán algún canon a la empresa encargada de servir el banquete, ya que esto podría suponer un incremento de las tarifas para el cliente final. En estos casos, conviene preguntar al catering cuáles son sus necesidades, y trasladarlas después a la dirección de la finca, para determinar de antemano qué puede y qué no puede hacer y qué instalaciones están a su disposición (por ejemplo, si hay y se puede hacer uso de la cocina, cámaras frigoríficas, etc., o bien si el catering ha de llevar sus propios equipos).

En todos los casos, se ha de ofrecer la posibilidad de probar el menú, y el establecimiento o el catering han de aclarar cuántas variantes se probarán de cada plato, si se degustará también el cóctel de bienvenida (en su caso) y para cuántas personas se ofrece la degustación (y a qué coste; las gratuidades suelen ir en función del número de invitados).

Fotografía: Dos de Corazones

Asimismo, nos interesaremos por conocer el tipo de cocina que se sirve y las propuestas gastronómicas que ofrecen, de cuántos pases (platos) puede constar el menú, si se da o no a los invitados la opción de elegir entre carne y pescado y con cuánto tiempo hay que notificarlo, así como la posibilidad de repetir algún plato o introducir o no modificaciones en la configuración del menú (platos diferentes, otras presentaciones …). En este sentido, son plena tendencia los banquetes que se desarrollan bajo formatos diferentes al convencional aperitivo de bienvenida + menú sentados: boda cóctel, buffet, corners de comida temáticos… Son opciones muy atractivas en las que cuenta tanto el contenido como la forma, y que poseen ventajas e inconvenientes, más o menos acentuadas en función del tipo de boda, pero no todos los caterings están acostumbrados ni preparados para ofrecer un servicio de este tipo, por lo que aconsejamos que os informéis bien al respecto y observéis trabajos previos antes de seleccionar al proveedor.

Fotografía: Dos de Corazones. Repostería: Happy Ever After Madrid

Asimismo, os han de explicar qué alternativas tienen para dietas especiales (vegetarianos, veganos, diabéticos, celíacos…) y alergias (¿facilitan listado de alérgenos?), y qué medidas adoptan para prevenir la contaminación cruzada (trazas). Preguntaremos también por los menús infantiles (qué incluyen y hasta qué edad se puede servir) y para profesionales (staff, tales como fotógrafos, videógrafos, equipo de wedding planner…).

mesa dulce candy bar bote fresas lazo rosaFotografía: Smerel

Por otro lado, se debe preguntar al espacio y al catering qué elementos de menaje y decoración (mesas, sillas, mantelería, cubertería, cristalería, tronas para niños, posible mobiliario para corners decorativos, pantalla y proyector…) ponen a disposición de los novios, qué costes implican y qué posibilidades de personalización ofrecen (si se pueden elegir varias opciones o bien si tienen algún convenio con empresas de alquiler de material que permita escoger entre un catálogo más amplio). No olvidemos tampoco interesarnos por el número de camareros que cubrirá el banquete (se recomienda una ratio de un camarero por mesa o cada diez invitados para el formato de comida tradicional).

Fotografía: Marta Brown

El servicio de barra libre lo ofrece en exclusiva el espacio en la inmensa mayoría de los casos, y es una de las partidas más cuantiosas del presupuesto. Hay que especificar desde un principio qué bebidas incluye y cuál o cuáles son los sistemas de tarificación posibles (por horas, por botellas, mediante tickets de consumición…). Asimismo, aconsejo determinar si existe la posibilidad de ampliar la barra libre in situ, el día de la celebración, o solo contratándolo de antemano, y, en su caso, cómo se cuantificará (por horas, por botellas, en función del número de invitados presentes o con un mínimo…).

Fotografía: Claudia Guerra Photography

Respecto a la organización, hay que preguntar si se encargan de organizar y elaborar el protocolo de distribución de las mesas, si hay horarios estipulados (fijos) para el comienzo de cada fase de la celebración, y quién será nuestro contacto en la finca a lo largo de la organización de la boda y el día de la celebración de la misma, así como cuáles serán sus funciones específicas. A menudo, los novios creen que en la propia finca se encargarán de montar la decoración que han preparado, pero no suele ser el caso.

Fotografía: Claudia Guerra Photography

 

En el caso de que la ceremonia tenga lugar en el mismo espacio, hay que averiguar si se encargan del montaje básico y qué incluye (sillas —de qué tipo y en qué número—, megafonía, alfombra, decoración floral o de otro tipo, ambientación musical). Una vez más, valoraremos las posibilidades de personalización que ofrezcan, y preguntaremos cómo se puede acompañar la salida de los novios (arroz, pétalos naturales o artificiales, confeti, pompas de jabón, flores o semillas, suelta de globos, farolillos chinos, bengalas…). Además, conviene que acudáis previamente a observar el montaje de una celebración similar, y que os fijéis en aspectos como la limpieza, el orden, la disposición, la organización…

Fotografía: Marta Brown

 

Cuando la celebración tenga lugar al aire libre, hay que interesarse por las medidas se adoptarán contra el efecto de los insectos (especial atención a los mosquitos si el espacio alberga o está cerca de zonas de agua; especial cuidado si entre los invitados hay personas alérgicas), o si dejan aportar soluciones a los novios en caso de que ellos no se encarguen (velas de citronela, quemadores, repelente, etc.).

Fotografía: Booda Fotografía

Por otro lado, sobre todo en bodas de verano, no dejéis de preguntar si se facilitarán bebidas (o al menos agua) a la llegada de los invitados (antes de la ceremonia o comienzo del cóctel), ya que suelen alcanzarse temperaturas muy altas, especialmente en exteriores, y ello, unido a que los asistentes a un evento de este tipo suelen llegar con bastante tiempo de antelación, puede provocar casos de deshidratación. En caso de que el espacio no ofrezca este servicio, se puede plantear la instalación de una mesa de aguas o limonadas por parte de una wedding planner o empresa independiente. En este sentido, y en relación también a la tarta de boda o mesa dulce, es necesario aclarar desde un principio si el catering permite la incorporación a la boda de productos alimenticios externos y en qué condiciones.

Fotografía: Marta Brown. Repostería: Happy Ever After Madrid

Se debe tener en cuenta, por otra parte, que puede que a algunos de estos proveedores externos haya que abonarles sus honorarios (total o parcialmente) el día de la boda, y, además, es más que probable que algunos invitados os entreguen su regalo en metálico durante la propia celebración (el mítico “sobre”). Para ambas cosas, además de asignar a una persona de confianza de los novios para que se encargue de estos menesteres, es útil preguntar si la finca dispone de un cuarto o espacio seguro donde poder depositar dinero y obsequios. En ocasiones, las fincas proporcionan un “cuarto de los novios” que puede ser utilizado incluso para preparativos o fotos; opciones que siempre suman en esa balanza que determinará la decisión final.

Fotografía: Dos de Corazones

No menos importante es la existencia de salas auxiliares donde poder depositar con antelación y el propio día de la boda detalles, material decorativo y útiles de montaje que después se utilizarán en la recogida, pero que no pueden quedar a la vista de nadie durante la celebración. La escenografía de una boda requiere un despliegue de medios muy notable, que hace que, durante los preparativos, se genere un gran volumen de materiales como cajas, papeles, cuerdas, herramientas, flores… Los espacios dedicados a la celebración de bodas tienen que estar preparados para asumir esta circunstancia que, inexorablemente, marcan las bodas modernas, y facilitar tanto áreas de almacenamiento transitorio como cubos de basura u otras opciones de desecho fácilmente accesibles, que agilicen el proceso de recogida y limpieza y permitan que el resultado sea tan limpio, depurado y espectacular como se espera.

Fotografía: Claudia Guerra Photography

Por último, en el caso de paquetes “todo incluido”, aconsejamos especificar muy bien cuántas de las cuestiones mencionadas anteriormente incluyen, y si el precio ofrecido comprende también los centros florales, los meseros, el protocolo de invitados y las minutas (así como si existe posibilidad de personalización).

 

CONDICIONES Y FORMA DE PAGO

NUNCA, JAMÁS paguéis importe alguno si no hay un contrato de por medio que asegure vuestros derechos. Parece increíble, pero aún hay espacios que funcionan sin este instrumento imprescindible, y lo suplen con fichas desfasadas que en realidad no les comprometen a nada ni ofrecen ningún tipo de garantía. Si os piden entregar una señal a cambio de un recibí y os indican que el contrato se firmará posteriormente, una vez realizada la degustación, negaos: el contrato es necesario desde el primer momento, para que las condiciones que os prometen en la visita queden registradas; posteriormente, pueden añadirse todos los anexos que se necesiten (composición del menú, servicios adicionales, etc.).

Ya lo decían los romanos hace más de 2000 años, y sigue siendo cierto: “Verba volant, scripta manent” — “Lo que está escrito, permanece escrito. Las palabras se las lleva el viento”. Cuántas bodas no hemos visto, por desgracia, arruinadas o perjudicadas por la inexistencia de un documento en el que las prestaciones pactadas quedaran reflejadas convenientemente. Por ello, siempre es recomendable que os envíen previamente el contrato en formato digital, con el objetivo de revisarlo bien antes de proceder a su firma: deben describirse todos los servicios e instalaciones contratados y su duración, así como las posibles exclusividades y la forma de pago. Una de las funciones específicas de las wedding planners es precisamente revisar minuciosamente los contratos de los novios con los proveedores.

Fotografía: Claudia Guerra Photography

En cuanto a este último aspecto, debe especificarse si los precios incluyen IVA y los plazos y medios de pago aceptados. Una cuestión de enorme relevancia es la determinación del presupuesto final: con cuántos días se debe cerrar el número total de invitados, y qué ocurrirá con las personas pendientes (lo normal es que se suela dejar un porcentaje de entre 5 y 10 invitados que no se incluye en la factura previa al evento, pero se cuenta con ellos a todos los efectos —menús, montaje—, por si finalmente acuden al evento, en cuyo caso su cubierto se cobraría posteriormente) y con las bajas de última hora. Y decimos que es importante porque se debe asumir desde el primer momento que habrá oscilaciones en el número de comensales hasta la misma semana de la boda, y esto es inevitable. De hecho, nosotros, como wedding planners, no imprimimos el protocolo de invitados o seating plan hasta dos días antes —o incluso un día antes, en función de su complejidad— de la boda.

Conviene destacar que algunos espacios de celebración de bodas solo cobran por sus servicios en concepto de cubierto (+ posibles prestaciones adicionales, claro está), pero muchos otros (fincas, sobre todo), perciben aparte un importe por la utilización del espacio. En tal caso, se debe especificar de manera pormenorizada qué incluye: si se puede utilizar el mobiliario para el montaje decorativo, cuántas horas se dispone del espacio en exclusiva —de cara, sobre todo, a montajes y desmontajes—, y, en caso de contar con habitaciones para invitados, como mencionábamos antes, si su utilización está incluida en el precio de alquiler de la finca o ha de abonarse aparte —y conforme a qué tarifa, en este último supuesto. Además, en estas situaciones, se suele imputar una fianza, que se ha detallar perfectamente en el contrato: a qué afecta, cómo se abona y cuáles son las condiciones de su devolución.

Fotografía: Claudia Guerra Photography

Si os han gustado las recomendaciones de este post, no dejéis de visitar la primera entrada del artículo, que completa nuestra recopilación de consejos para escoger el espacio perfecto 🙂

http://violetasenelasfalto.com/2017/09/22/claves-escoger-espacio-perfecto-boda-1/

No Comments

Post A Comment