¿Por qué contratar a un wedding planner?

01 Nov ¿Por qué contratar a un wedding planner?

A menudo muchas parejas se preguntan por qué habrían de contratar a un wedding planner, una figura que aún aparece rodeada de tópicos y que frecuentemente se asocia al concepto de «gasto innecesario». En este post desmontamos varios de los estereotipos infundados que se ciernen sobre nuestra profesión, y os explicamos en detalle por qué contar con un organizador será la mejor inversión de vuestra boda.

• Nuestra planificación y coordinación os ahorrará tiempo.

El vertiginoso ritmo de vida actual hace que muchas personas tengan la sensación de que a su día le faltan horas. Trabajo, pareja, familia, amigos, ocio… Todos estos son elementos necesarios y enriquecedores de nuestra experiencia vital, pero requieren tiempo. Algo que también exige, en gran medida, la organización de una boda. Más, si cabe, desde que hemos descubierto que un enlace no se reduce a una comida y un baile; que es una experiencia única para comunicar nuestra forma de ser y celebrar una historia. Y es que mayoría de las parejas, hoy en día, no se casan por realizar un trámite o cumplir con un formalismo; se casan para dar a su amor la celebración que merece. Y ello necesita una planificación y una puesta en escena singulares; diseñadas a medida, cuidadas al detalle. Nosotros nos encargaremos de buscar los recursos idóneos para dar vida a la idea que soñáis, y, de esta forma, no perderéis tiempo con opciones que no se ajustan a vuestro proyecto o presupuesto. Además, elaboraremos un calendario de tareas y controlaremos la agenda, para que hagáis el recorrido que os conduce hasta vuestra celebración con toda tranquilidad, sin agobios, disfrutando cada momento. Llegado el día, nuestro cronograma o guión de tiempos, fases y personas clave garantizará que todo se desarrolle conforme a lo previsto y que los acontecimientos fluyan de forma armoniosa, como requiere una celebración de esta naturaleza.

• Nuestro trabajo os supondrá un ahorro económico.

Los servicios de un wedding planner no son un gasto, sino una inversión, la más útil, rentable y provechosa de vuestra boda, a todos niveles. Nosotros somos profesionales del sector y conocemos sus “entresijos”; los servicios que puede ofrecer cada proveedor, las modalidades de cada actividad, las opciones de cada elemento que deseáis luzca en vuestro día. Lo que es normal y lo que no; de dónde se puede recortar, qué promociones encontrar, qué ofertas aprovechar. Además, estamos mejor posicionados para obtener descuentos con los proveedores: el volumen de trabajo que manejamos nos otorga un mayor poder de negociación que el que pueda tener una pareja que solo se casa, por lo general, una vez en la vida.
Por otro lado, os ayudaremos a fijar un presupuesto y a ateneros a él. Muchos novios, cuando comienzan a organizar su boda, caen en el llamado “síndrome de la compra compulsiva”: hay tantas opciones decorativas, tantas manualidades ofreciéndose en Pinterest, tantos artículos, en apariencia, de bajo coste y al alcance de la mano… Que muchas veces se termina comprando de forma un poco descontrolada, sin una idea clara, una línea coherente y un control presupuestario. Nosotros perfilaremos vuestra idea y aportaremos sugerencias para que compréis lo estrictamente necesario para transmitir con vuestra boda la belleza que buscáis; para contar vuestra historia en cada detalle ornamental, elegido con toda la intención, y conjugado a la perfección con el escenario y el resto de elementos decorativos. Además, el servicio de wedding planning os brindará la posibilidad de utilizar los preciosos elementos de atrezo de que disponga (pizarras, marcos, espejos, muebles vintage, cortinas, cajas, palets, recipientes y bandejas de todo tipo para el candy bar, jaulas, escaleras…).

Fotografía: Claudia Guerra

• Nuestra profesionalidad os garantizará tranquilidad y os evitará posibles disgustos.

Cuando una pareja emprende la organización de su boda, a menudo se encuentra con un handicap importante: en la mayor parte de los casos, es la primera y única vez que va a enfrentarse a todas las situaciones y decisiones que lleva aparejadas un evento de este tipo. A pesar de las posibilidades informativas que nos brinda hoy en día Internet, es prácticamente inevitable hallarse en una posición desventajosa en el trato con los distintos proveedores que darán servicio en la celebración: mientras ellos conocen el sector a la perfección, los novios apenas acaban de sumergirse en él. Cuántas veces no hemos visto a las parejas pedir ayuda y consejo en distintos foros y medios digitales para saber qué cuestiones han de tener en cuenta a la hora de ver una finca o entrevistarse con un fotógrafo. Nosotros somos expertos en la negociación y el trato con proveedores, y, además de seleccionar las opciones idóneas para cada caso, llevaremos cada reunión preparada a conciencia para garantizar que se plantean todos los aspectos importantes, y que nada queda en el aire. Una vez cerrada la elección, nos aseguraremos de que los servicios por los que os habéis decidido queden debidamente reflejados en un contrato, y supervisaremos cada una de sus cláusulas, para garantizar que todo se ajuste a lo convenido y que se respeten vuestros derechos, con el objetivo de evitar cualquier posible “sorpresa desagradable” en el día más feliz de vuestras vidas. Ya lo decían los romanos: “Lo que está escrito permanece escrito”. Por desgracia, sabemos de muchas parejas que han lamentado amargamente un servicio deficiente o un cambio de condiciones de última hora, amparado en la falta del pertinente contrato o en una formulación indebida de sus estipulaciones.

Fotografía: Claudia Guerra

• La seguridad de contar con un experto externo e independiente que vela por vuestros intereses.

Muchos novios consideran que el servicio de gestión que les ofrece el restaurante, finca o cualquier otro espacio de celebración es equivalente a la figura de un wedding planner. Nada más lejos de la realidad. Sus funciones, muy importantes, son otras (gestión del servicio de camareros, supervisión del equipo de cocina, del acondicionamiento del espacio contratado, etc.), y no puede descuidarlas para atender otras necesidades, que, sin embargo, son vitales el día de la boda (coordinar el trabajo del resto de proveedores, como autobuses, floristas y músicos; programar y controlar los tiempos —siempre desde un discreto segundo plano, para que solo se perciba la buena marcha y alegría de vuestra celebración—; atender a vuestros invitados ante cualquier duda que les surja; solucionar imprevistos de toda índole; y, en general, colaborar para que no os perdáis ninguno de los detalles y experiencias que soñáis con vivir). A los responsables del lugar donde celebréis el banquete no podréis pedirles que se encarguen de trasladar vuestras flores y aprovechar, así, su belleza, para decorar un espacio contiguo; que ayuden al fotógrafo a localizar a los distintos grupos de personas para las fotos colectivas que no pueden faltar; o que cambien de sitio el seating plan para facilitar que cada invitado pueda ubicarse de forma fácil y rápida una vez terminado el cocktail (apoyando, asimismo, este objetivo, mediante listados auxiliares y el contacto directo con vuestros invitados, a quienes preguntaremos y asistiremos en cada momento).
Parte esencial de nuestro trabajo es dar el valor que merecen a todos los profesionales involucrados en una boda. Pero sus papeles no pueden confundirse nunca con el nuestro, el de un agente o project manager independiente encargado de supervisar a todo el equipo y velar por que vuestros sueños se desarrollen como habéis imaginado. Ese día, y a lo largo de todo el camino que os conduce a él, nosotros estaremos dedicados en exclusiva a vosotros y vuestro proyecto. Nuestra máxima prioridad son vuestros intereses, que defenderemos como profesionales independientes que no dependen ni “deben pleitesía” a ninguno de los proveedores, a los que, sin embargo, sabremos tratar con toda diplomacia y cordialidad para convertirlos en vuestros mejores aliados.

Fotografía: David Forjas

• La confianza de saber que vuestra celebración cobrará exactamente la forma que soñáis.

Muchas novias sienten reparos cuando se plantean la opción de contratar a un wedding planner porque temen que, de esta forma, la boda sea menos “suya”. Sin embargo, se trata de una idea infundada, ya que nuestra labor es, precisamente, trabajar por que la celebración lleve el sello personal de los novios en cada detalle, y, lo que es más, convertirla en la narración coherente de su historia de principio a fin, en la que cada aspecto cuente, y cuente aspectos bellamente relacionados de una misma idea: su sueño. Nosotros sabremos extraer el máximo potencial de cada gota de inspiración que, a veces de forma consciente y otras inconscientemente, rezuma cada pareja. Cada sugerencia va orientada a potenciar la celebración con la que sueñan y a optimizar los recursos que invierten en ella. No partimos de ideas preconcebidas: os escuchamos y analizamos para dar forma a vuestro proyecto. Los wedding planners somos enamorados de las bodas en todas sus formas, y no trataremos nunca de imponer determinados estilos o tendencias sobre otros. Nosotros os aconsejaremos en función de nuestro conocimiento de este ámbito y de las características de vuestro proyecto, pero las decisiones siempre serán vuestras. Vosotros sois y seréis protagonistas absolutos de vuestro día, así como el centro de nuestra “galaxia” profesional.

Fotografía: The Art Photography

• La importancia de tener todo bajo control en vuestro día B.

El concepto del organizador de bodas tiende a identificarse únicamente, de forma equivocada, con el aspecto de la decoración. Sin embargo, nuestra figura va mucho más allá en el desarrollo de funciones clave en el día de vuestra boda. Y es que, aunque hayáis planificado una boda llena de rincones con encanto, si no está bien organizada, con un buen diseño de tiempos y participantes, y todos los proveedores coordinados y bajo control, bajo la “batuta” de una persona dispuesta a hacer frente a cualquier imprevisto y a gestionar cualquier necesidad que surja en el momento (y son muchas las que pueden aparecer, creedme), el desarrollo del evento puede llegar a ser estresante y angustioso, y la impresión o el resultado general verse afectados.
Habéis dedicado muchas horas y recursos económicos a diseñar vuestra celebración a través de mil elementos que el día de vuestra boda estarán flotando en el aire, inconexos. Para hacer que encajen y dibujen, como hilos perfectamente enlazados de un cuadro de bolillos, la historia que queréis celebrar, necesitáis la intervención y coordinación de un experto que haga que todo vuestro esfuerzo valga la pena. Que dé sentido a cada pieza del engranaje y se encargue de engrasar aquellos componentes que puedan detenerse o atascarse, para lograr que la “máquina” fluya de la forma armoniosa que habéis soñado; para que vosotros, los novios, y vuestros invitados, podáis dedicaros en exclusiva a recoger los frutos del amor que habéis sembrado. Ese día, EL DÍA, vosotros sois anfitriones y protagonistas, y esto va a requerir toda vuestra atención (y, además, ha de ser así); no podréis encargaros personalmente de armar las piezas del rompecabezas que con tanta ilusión habéis creado. En ocasiones sobrecargamos a familiares y amigos con esta responsabilidad, que ellos intentan desempeñar lo mejor posible, si bien a menudo no saben cómo actuar o acaban desbordados por la situación y sin poder disfrutar plenamente de la celebración.
Nuestra labor es mucho más que rodear de «bonitismo» la puesta en escena de vuestra boda; más compleja y relevante, comienza mucho antes y desde luego termina mucho después. Es acompañaros a lo largo de todo el camino para ayudaros a elegir el sendero que mejor se adapte a vuestros deseos y necesidades, y, una vez llegados a la meta, poner los medios necesarios para que vosotros solo tengáis que pensar en sentir y disfrutar el sueño en el que tanta ilusión habéis depositado.

Fotografía: Claudia Guerra

• El valor añadido de disfrutar.

Cuando contratas a un wedding planner, el camino hacia tu boda se convierte en una experiencia valiosa y agradable en cada una de sus etapas, en las que cada día cuenta y suma felicidades al todo que representa vuestra celebración; en lugar de reducirse a una sucesión de tareas descontroladas y abrumadoras en las que el estrés se acumula en progresión geométrica según se acerca el día B.
Un organizador de bodas no es solo el encargado de ayudarte a organizar el evento y controlar y coordinar la puesta en escena, sino también esa persona de confianza a la que poder recurrir en cualquier momento, ante cualquier duda, ante cualquier necesidad de consejo o escucha. Nuestra filosofía es conseguir que disfrutéis de cada paso que os conduce a vuestro gran día, para que este no se reduzca a unas pocas horas, y perdure en vuestra memoria como la mayor experiencia de amor, belleza y felicidad compartidos de vuestra vida. Disfrutar con cada idea y convertir cada peldaño que escaléis en una vivencia apasionante: prueba de trajes, reportaje fotográfico, visita a espacios, elección de flores, creación de manualidades, paseos preboda, forjar vuestro sello, comenzar con la marca de vuestra historia y plasmarla en las invitaciones, diseñar dulces finales para grandes comienzos… Y un largo etcétera de un trayecto único en el que seréis protagonistas relajados y felices.

Fotografía: Pintan Bodas